Löschkonzept
Stand: 16.08.2026
Dieses Konzept beschreibt, welche Daten wann gelöscht werden. Es ist nicht nur eine Beschreibung: die Fristen sind im System hinterlegt und werden täglich ausgeführt. Ein Löschkonzept, das nur auf Papier steht, ist nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO nicht nachweisbar.
1. Fristen
| Datenart | Frist | Beginnt mit | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Schichtaufzeichnungen | 2 Jahre | Ende der Schicht | Nachweis der Arbeitszeit |
| Auftragsaufzeichnungen und Fahrten | 1 Jahr | Ende der Fahrt | Aufzeichnungspflicht im Mietwagenverkehr |
| Steuerlich relevante Daten, Rechnungen, Abrechnungsereignisse | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres | § 147 AO, § 257 HGB |
| Kontodaten nach Sperrung | 90 Tage | Tag der Sperrung | siehe Abschnitt 3 |
| Tankbelege einschließlich Fotos | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres | steuerlich relevanter Beleg |
| Wartungsaufzeichnungen | 2 Jahre | Datum der Wartung | betrieblicher Nachweis |
| Server-Protokolle | 7 Tage | Zeitpunkt des Aufrufs | Sicherheit |
| Anmeldevorgänge im Protokoll | 90 Tage | Zeitpunkt der Anmeldung | Sicherheit |
| Fehlerprotokolle | 30 Tage | Zeitpunkt des Fehlers | Fehlerbehebung |
2. Ein Widerspruch, der bewusst so aufgelöst ist
Eine Fahrt ist zugleich eine Auftragsaufzeichnung (1 Jahr) und ein steuerlich relevanter Vorgang (10 Jahre). Beide Fristen gelten für dieselbe Zeile.
Aufgelöst wird das so: **nach einem Jahr werden die personenbezogenen und ortsbezogenen Teile einer Fahrt entfernt**, also die Zuordnung zu einer Fahrerin oder einem Fahrer, Abhol- und Zielort sowie die Koordinaten. Was bleibt, sind Datum, Plattform, Umsatz, Trinkgeld und Fahrzeug. Das genügt der steuerlichen Aufbewahrung und ist nicht mehr personenbezogen.
Die Alternative wäre gewesen, alles zehn Jahre zu behalten. Das wäre bequemer und mit Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO schwer vereinbar.
3. Kontodaten nach Zahlungsverzug
| Tag | Was passiert |
|---|---|
| 0 | Zahlung scheitert, Status Mahnung, E-Mail |
| 3 | zweite Erinnerung |
| 7 | Zugang gesperrt, nur noch Zahlungsseite erreichbar |
| 97 | Löschung der Kontodaten, 90 Tage nach der Sperrung |
Zwischen Tag 7 und Tag 97 bleiben alle Daten erhalten. Zahlt der Kunde nach, ist sein Konto sofort wieder vollständig da. Erst danach wird gelöscht, und auch dann bleibt bestehen, was steuerlich aufzubewahren ist.
Vor der Löschung nach Tag 97 wird der Kunde noch einmal per E-Mail gewarnt.
4. Vertragsende durch Kündigung
1. Der Kunde wird bei der Kündigung ausdrücklich darauf hingewiesen, dass er seine Daten selbst exportieren muss. Der Hinweis wird protokolliert. 2. Nach Vertragsende bleiben die Daten 30 Tage zum Abruf verfügbar. 3. Danach werden sie gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
5. Löschung auf Verlangen
Verlangt eine betroffene Person die Löschung, prüfen wir, ob eine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Steht eine entgegen, wird der Datensatz gesperrt statt gelöscht: er ist dann nicht mehr sichtbar und wird nur noch für den gesetzlichen Zweck vorgehalten.
Verlangen von Fahrerinnen und Fahrern gehen an ihren Betrieb, nicht an uns. Wir sind für diese Daten Auftragsverarbeiter.
6. Umsetzung
Der Löschlauf startet täglich. Er
- entfernt, was seine Frist überschritten hat,
- anonymisiert Fahrten nach einem Jahr wie in Abschnitt 2 beschrieben,
- löscht die zugehörigen Belegfotos aus dem Dateisystem, nicht nur den Datenbankeintrag,
- schreibt in das Protokoll, wie viele Datensätze je Art betroffen waren.
Der Eintrag im Protokoll enthält Zahlen, keine Inhalte. So bleibt die Löschung nachweisbar, ohne dass das Protokoll selbst zum Aufbewahrungsort wird.
7. Sicherungen
Gelöschte Daten können noch in Sicherungen enthalten sein. Sicherungen werden 30 Tage aufbewahrt und danach überschrieben. Eine Löschung wirkt sich damit spätestens nach 30 Tagen auch dort aus. Aus Sicherungen wird nur im Notfall wiederhergestellt, und dann vollständig, nie einzeln.
Entwurf. Anwaltlich zu prüfen.
Hinweis zur Frist von einem Jahr für Auftragsaufzeichnungen: Diese Frist stammt aus der Vorgabe des Auftrags. Ob sie im Mietwagenverkehr in dieser Form gilt und ab wann sie läuft, ist bei der anwaltlichen Prüfung zu bestätigen. Die technische Umsetzung ist so gebaut, dass die Frist an einer Stelle geändert werden kann.